Zarządzaj dokumentami
dzięki NiceDMS
Zapewniamy rewolucyjne rozwiązanie – NiceDMS, które odmieni sposób, w jaki Twoja firma zarządza dokumentami. Dzięki naszemu produktowi zyskasz nie tylko wyższą wydajność, ale także pełne bezpieczeństwo Twoich danych. Pozbędziesz się również chaotycznych problemów związanych z przechowywaniem i dostępem do dokumentów!
Problem z zarządzaniem dokumentami?
Mamy rozwiązanie!
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym tradycyjna, papierowa dokumentacja pracownicza często spowalnia operacje i naraża dane na ryzyko utraty. Nasz system, NiceDMS, to cyfrowe rozwiązanie, które przenosi akta osobowe do środowiska informatycznego. To sprawia, że zarządzanie dokumentami staje się znacznie bardziej efektywne i bezpieczne, eliminując chaos i zapewniając pełną kontrolę nad całą dokumentacją.
Czym jest system NiceDMS?
System NiceDMS przekształca dokumenty papierowe na elektroniczne z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią pracodawcy, zapewniając łatwiejszy dostęp i dodatkowe zabezpieczenia. Dokumenty są przeglądane za pomocą wbudowanej przeglądarki z znakami wodnymi identyfikującymi źródło, a proces zapisu obsługuje różne formaty. Wbudowany kreator formularzy umożliwia szybkie tworzenie szablonów, a metadane automatycznie uzupełniają się po wypełnieniu formularza.
Proces przetwarzania dokumentów
Rozwiązania do przechwytywania dokumentacji
Nicesoft™ Scan
Narzędzie, które pozwala na bezpośrednie skanowanie i przetwarzanie dokumentów z urządzeń wielofunkcyjnych (MFP – drukarka, skaner, kopiarka, faks w jednym). Skanuj dokumenty i automatycznie przesyłaj je do komputera lub systemu NiceDMS. Narzędzie rozpoznaje kody kreskowe, automatycznie indeksuje oraz klasyfikuje dokumenty, co znacznie przyspiesza przypisywanie metadanych i ułatwia ich sortowanie oraz przechowywanie.
Nicesoft™ Doc Office Manager
Nowoczesne narzędzie do zarządzania obiegiem dokumentów w środowisku NiceDMS. Umożliwia tworzenie, edycję, przechowywanie i archiwizowanie plików, oferując pełną integrację z Microsoft Office i Office 365. Dzięki niemu z łatwością organizujesz dokumenty, przesyłasz je między działami i automatyzujesz ich przetwarzanie. To idealne rozwiązanie dla firm, które chcą zoptymalizować zarządzanie dokumentacją.
Nicesoft™ Sync
Narzędzie do synchronizacji dokumentów między NiceDMS a platformami zewnętrznymi jak OneDrive, SharePoint czy Office 365 (w tym Teams). Zapewnia spójność i dostępność danych oraz ułatwia współpracę zespołową w czasie rzeczywistym. Idealne dla firm korzystających z wielu platform cyfrowych.
Nicesoft™ ERP Manager
Integruje NiceDMS z systemami ERP/CRM, automatyzując wymianę dokumentów (np. faktur, zamówień). Eliminuje ręczne wprowadzanie danych i minimalizuje błędy. System synchronizuje, automatycznie przetwarza dokumenty (z OCR) i wspiera szybkie zatwierdzanie, a także umożliwia automatyczne przesyłanie plików z monitorowanych folderów.
Nicesoft™ Capture
Zaawansowane narzędzie do automatycznego przetwarzania dokumentów wejściowych (np. faktur, dokumentów handlowych) z wykorzystaniem technologii OCR. Szybko rozpoznaje i indeksuje dane, minimalizując błędy ręcznego wprowadzania i przyspieszając procesy. Skutecznie skanuje, identyfikuje kluczowe informacje i przesyła dokumenty do repozytoriów, wspierając zarządzanie dużymi ilościami danych.
Nicesoft™ Portal
Rozwiązanie to pozwala przechowywać i zarządzać wszystkimi dokumentami online w jednym, centralnym miejscu. Za pomocą inteligentnych opcji indeksowania użytkownicy mogą łatwo organizować, lokalizować i udostępniać pliki jednym kliknięciem myszy. Jego środowisko pracy obejmuje pulpit aktywności, centralne repozytorium dokumentów, bezpieczne udostępnianie plików, cyfrowe miejsca pracy i narzędzia do zatwierdzania przepływów pracy.
Funkcjonalności NiceDMS
System do zarządzania dokumentami
Repozytorium dokumentów
NiceDMS umożliwia użytkownikom korporacyjnym szybki i łatwy dostęp do firmowych informacji z dowolnej sieciowej stacji roboczej wyposażonej w przeglądarkę internetową. Dokumenty, takie jak Word, Excel, e-maile czy PDF, można pobierać za pomocą prostego pola wyszukiwania lub utworzyć zaawansowane kryteria wyszukiwania.
Bezpieczne udostępnianie
NiceDMS umożliwia szybkie i łatwe przekazywanie dokumentów współpracownikom, klientom oraz partnerom. Użytkownicy mogą generować linki do konkretnych plików i przesyłać je kontaktom, zapewniając im dostęp do dokumentów bez konieczności posiadania licencji. Nicesoft™ Portal oferuje nielimitowany i zabezpieczony hasłem transfer plików, gwarantuje to poufność i kontrolę nad udostępnianymi danymi.
Obszar roboczy Online
Cyfrowe miejsce pracy pozwala zespołom na współpracę w czasie rzeczywistym poprzez edytowanie, recenzowanie i komentowanie dokumentów, dzięki czemu można skuteczniej przestrzegać terminów projektów. Dodatkowo Nicesoft™ Portal pozwala na tworzenie dedykowanych portali dla klientów (Extranet), co usprawnia komunikację i wymianę informacji z partnerami biznesowymi.
Zatwierdzanie przepływów pracy
Nicesoft™ Workflow automatyzuje procesy zatwierdzania dokumentów w organizacjach. Dzięki graficznemu projektantowi procesów w interfejsie webowym (drag-and-drop), użytkownicy mogą tworzyć i modyfikować zarówno proste, liniowe, jak i złożone, warunkowe przepływy pracy.
Kontrola wersj
Umożliwia pracę na najnowszej wersji dokumentu, a subskrypcje dokumentów lub folderów zapewniają automatyczne powiadomienia o zmianach. Dzięki temu zarządzanie dokumentami staje się bardziej przejrzyste i efektywne, eliminując ryzyko pracy na nieaktualnych plikach.
Mobilna aplikacja
NiceDMS
Funkcje aplikacji obejmują:
- udostępnianie zdjęć wykonanych urządzeniem
- zarządzanie przepływem pracy
- przeglądanie ulubionych dokumentów na pulpitach nawigacyjnych
Aplikacja mobilna NiceDMS zapewnia wygodny dostęp do dokumentów na urządzeniach z systemem iOS i Android. Użytkownicy mogą przeglądać pliki, wyszukiwać dokumenty za pomocą zaawansowanej wyszukiwarki, a także zapisywać je do trybu offline. Dodatkowo aplikacja umożliwia podpisywanie dokumentów cyfrowo, co znacząco wspiera mobilność i efektywność pracy.
Podsumowując... NiceDMS to:
Zaawansowana platforma zarządzania treściami i danymi
Automatycznie opisuj i kategoryzuj dokumenty księgowe, poczty przychodzącej i wychodzącej. Importuj dokumenty z dowolnych źródeł. Pobieraj pliki z folderów, pobieraj wiadomości email ze skrzynek pocztowych poprzez protokoły IMAP i POP3.
Nieograniczone możliwości integracji z dowolnymi systemami zewnętrznymi
Wykorzystaj zapytania SQL, import i export danych do plików XLS, CSV itp. Gotowe moduły do popularnych systemów księgowych: Comarch Optima, Sage Symfonia, InsERT, inne.
Nieograniczone możliwości w tworzeniu oraz rozwijaniu
Dedykowanych funkcjonalności w ramach ustalonych obszarów funkcjonowania firmy i procesów biznesowych.